Arquivo digital de faturas, organizado por empresa

Faturas no email de quem fez a compra, PDFs numa pasta partilhada, papéis numa gaveta, fotografias no telemóvel de um colaborador. Quando o contabilista pede um documento, ou quando é preciso justificar uma despesa, começa a procura.

Um arquivo digital de faturas junta tudo no mesmo sítio, com os dados de cada documento prontos a pesquisar. Deixas de perguntar onde está a fatura e passas a perguntar o que falta tratar.

Cada empresa tem o seu arquivo, separado dos outros. Se geres várias empresas, alternas entre elas na mesma conta. Um gabinete de contabilidade vê o arquivo de cada cliente à parte, com o mesmo método em todos.

Cada fatura fica guardada com o documento original e os dados extraídos: fornecedor, NIF, datas, linhas, base tributável e IVA.

Pesquisas por fornecedor, data, valor ou por um artigo dentro da fatura, e filtras por categoria. Como as linhas de cada fatura são lidas, encontras aquela compra específica mesmo que não te lembres do fornecedor.

Cada fatura abre com o documento original e os dados extraídos, e podes descarregar o original quando precisares.

Convidas a equipa e o contabilista com funções definidas, como administrador, utilizador, auditor ou contabilista externo. Cada pessoa vê e faz apenas o que a sua função permite.

O histórico de cada fatura regista quem a reviu, quando e com que notas. Quando alguém rejeita uma fatura, tem de indicar o motivo.

O arquivo não é um destino final. Os mesmos dados que guardo servem para classificar as despesas segundo o SNC, preparar os lançamentos e exportar para o programa de contabilidade, em CSV, Excel ou SAF-T. Podes juntar à exportação os ficheiros originais e os dados de auditoria.

Vê como funciona a preparação contabilística de faturas.

As faturas e os documentos fiscais que tratamos ficam conservados durante 10 anos, como descreve a nossa política de privacidade. O armazenamento é feito na União Europeia.

Em Portugal, o arquivo de faturas é regulado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 (artigos 19.º a 30.º). Em resumo:

• os documentos de suporte conservam-se durante 10 anos;
• as faturas recebidas em formato eletrónico conservam-se nesse formato;
• as faturas em papel podem ser digitalizadas e conservadas só em formato eletrónico, se o arquivo garantir a integridade, a legibilidade e a deteção de alterações;
• os originais em papel só podem ser destruídos depois de garantidos esses controlos e, nas faturas de compra, depois de exercido o direito à dedução do IVA;
• o arquivo eletrónico pode ficar em qualquer Estado-Membro da União Europeia, com a localização declarada à AT.

O cumprimento destes requisitos cabe a cada empresa. O Manecas guarda e organiza os documentos, mas não certifica a conformidade legal do arquivo da tua empresa. Antes de deixares de guardar os originais em papel, confirma com o teu contabilista certificado que o teu processo cumpre a lei.