Preparação contabilística de faturas, linha a linha

Antes de uma fatura chegar ao diário, alguém tem de a ler, decidir a conta de cada despesa, separar o IVA, confirmar a dedutibilidade, escolher a conta do fornecedor e verificar que o lançamento fecha. Repetido em todas as faturas de todos os clientes, é o grosso do mês de um gabinete.

A preparação contabilística com IA faz esse primeiro trabalho e deixa ao contabilista o que pede julgamento.

Classifico cada fatura nas contas do Sistema de Normalização Contabilística: a despesa na conta de compras, investimentos, fornecimentos e serviços externos ou outros gastos, o IVA dedutível na sua conta e o fornecedor na respetiva conta corrente, criada a partir do NIF.

Cada decisão vem com a justificação, escrita em português, para saberes porque escolhi aquela conta. No exemplo abaixo, o débito e o crédito somam o mesmo valor; a confirmação de que a conta está certa é sempre do contabilista.

Lanço como faria um contabilista: primeiro decido o tratamento do documento, depois as linhas.

• Lançamento único: uma fatura de água, de seguro ou de renda vai na totalidade para uma conta, com as taxas e os encargos que traz, e o IVA separado por taxa.
• Por secções: um contrato com várias moradas ou vários contadores é lançado secção a secção, cada uma por inteiro.
• Por linhas: um talão de supermercado com material de escritório e produtos de limpeza é separado linha a linha.

Mesmo num lançamento único, separo uma linha quando a diferença tem consequências fiscais: uma dedutibilidade do IVA diferente, um ativo em vez de um gasto ou uma despesa sujeita a tributação autónoma.

Leio a base tributável e o IVA de cada taxa, confirmo que as contas batem certo e proponho a dedutibilidade de cada linha. O IVA dedutível segue para a sua conta e o resto acompanha o gasto.

Quando uma despesa pode estar sujeita a tributação autónoma, ou quando a dedutibilidade depende de informação que não está na fatura, assinalo-a com o motivo para decidires.

Com o extra Centros de custo, cada linha é repartida pelos centros que definiste, com regras escritas em português que confirmas antes de as ativar. Vê o exemplo na página de processamento de faturas de fornecedores.

Na vista do contabilista, começas pelo que precisa de atenção. Cada sinalização traz o motivo, e confirmas ao nível em que o documento foi lançado: o lançamento inteiro quando é único, linha a linha quando foi separado.

Rejeitar uma fatura exige um motivo e devolve-a ao cliente, sem trocas de emails. O histórico guarda quem decidiu o quê e quando.

Quando um documento pertence a outro período, lanças a fatura nesse mês: o período contabilístico é definido por fatura e as exportações respeitam-no.