Processamento de faturas de fornecedores, do email ao fecho

Num departamento financeiro, as faturas de fornecedores chegam por todo o lado: anexos de email, portais de fornecedores, papel digitalizado, fotografias tiradas no telemóvel. Antes de pagar ou contabilizar, alguém tem de as juntar, conferir e copiar os dados à mão.

É aí que aparecem os problemas de sempre:

• faturas perdidas, que só aparecem no fecho do mês;
• dados digitados à mão, com erros de NIF, de valores ou de taxas de IVA;
• duplicados que passam e despesas registadas duas vezes;
• aprovações por email, sem histórico de quem validou o quê;
• relatórios de despesas montados em folhas de cálculo.

Automatizar o processamento de faturas tira à equipa a parte repetitiva desse trabalho e deixa-lhe as decisões. Para uma visão mais ampla do tema, lê o nosso guia de gestão de despesas empresariais para PME.

Todas as faturas de fornecedores ficam no mesmo sítio, por empresa, com o documento original ao lado dos dados extraídos. Se geres várias empresas, tens todas na mesma conta.

Encontras qualquer fatura por fornecedor, data, valor ou por um artigo dentro da fatura. Recibos, notas de crédito e notas de débito ficam agrupados com a fatura a que dizem respeito, com o valor líquido à vista.

Vê como organizo e guardo os documentos no arquivo digital de faturas.

De cada fatura, em PDF ou fotografia, extraio o fornecedor, o NIF, as datas, cada linha, a base tributável e o IVA de cada taxa. A equipa deixa de copiar valores para folhas de cálculo e passa a rever dados já preenchidos.

Os detalhes, formatos e limites estão na página de leitura automática de faturas.

Dou a cada fatura uma categoria, como energia, software, rendas ou comunicações, e indico a dedutibilidade do IVA, para reveres.

Se a contabilidade é feita dentro da empresa, também classifico cada linha numa conta do SNC e preparo o lançamento. Vê como na página de preparação contabilística de faturas.

Com o extra Centros de custo, defines os centros da tua empresa uma vez, com regras escritas em português, por exemplo «faturas de eletricidade com o CPE indicado». Eu interpreto a regra, mostro-te o que entendi e só começo a aplicá-la depois de a confirmares.

Depois, ao ler cada fatura, reparto cada linha pelos centros que configuraste, na proporção que definiste. Uma regra pode ser pausada, corrigida ou arquivada sem perder o histórico.

Vês as despesas por mês, por categoria e por fornecedor, sem montar folhas de cálculo, e sabes a qualquer momento o que já foi tratado e o que falta. O plano Professional inclui relatórios avançados.

Convidas a equipa com funções e permissões por pessoa. Cada fatura passa por estados claros (Por rever, Pré-aprovado, Aprovado ou Rejeitado), rejeitar exige um motivo e o histórico mostra quem validou o quê e quando.

Se trabalhas também com um contabilista externo, convidas-o com a função Contabilista Externo: trabalha as faturas sem acesso à administração da empresa. O plano Professional inclui ainda acesso à API e MCP.