OCR e inteligência artificial

Leitura automática de faturas com IA

Envias a fatura em PDF ou fotografia. Eu leio o fornecedor, o NIF, as datas, cada linha, a base tributável e o IVA de cada taxa, refaço as contas e deixo tudo pronto para reveres.

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Exemplo com dados ilustrativos.

O essencial

O que é a leitura automática de faturas

Ler uma fatura automaticamente é transformar um documento, em PDF ou fotografia, em dados estruturados que podes validar, pesquisar e usar na contabilidade, sem os digitar.

O OCR (reconhecimento ótico de caracteres) converte a imagem em texto. Mas texto não chega: é preciso perceber qual dos NIF é o do fornecedor e qual é o do cliente, que linhas pertencem à fatura, a que taxa de IVA corresponde cada valor e se as contas batem certo. É aí que entra a inteligência artificial, que interpreta o documento como um todo e devolve cada campo no sítio certo.

No Manecas a leitura não acaba na extração. Cada valor passa por validações automáticas e fica à tua frente para reveres antes de seguir para a contabilidade.

Passo a passo

Como funciona a leitura de documentos no Manecas

  1. Recebo a fatura

    Pelo teu email, num endereço de reencaminhamento só da tua empresa, por WhatsApp a partir de números autorizados ou por upload. Com a ligação ao Portal das Finanças, também importo as faturas comunicadas à AT.

  2. Leio o documento

    Extraio o fornecedor, o NIF, as datas, cada linha da fatura, a base tributável e o IVA de cada taxa.

  3. Valido os dados

    Confirmo o NIF, refaço as contas e verifico a taxa de IVA. Nas faturas de fornecedores europeus, consulto o VIES. Os duplicados ficam travados.

  4. Tu revês e aprovas

    Cada fatura começa no estado Por rever. Corriges o que for preciso, aprovas e o histórico guarda quem fez o quê.

Formatos

Faturas em PDF, imagens e fotografias

Recebo faturas em PDF e em imagem (JPEG ou PNG). Por WhatsApp, cada ficheiro pode ter até 20 MB. Pela ligação ao Gmail, importo os anexos em PDF dos emails que tratam de faturas, recibos, encomendas ou pagamentos.

Para uma fotografia ser bem lida:

  • tira-a com boa luz e com a fatura inteira à vista, sem cortar os totais;
  • se a fatura também existir em PDF, envia o PDF, que é sempre a fonte mais limpa;
  • não vale a pena reenviar o mesmo ficheiro: é reconhecido como repetido e não é lido outra vez.

Vê todos os canais de receção na página de processamento de faturas de fornecedores.

Extração de dados

Que dados extraio de cada fatura

Exemplo com dados ilustrativos.

Detalhe

Extração linha a linha, não só os totais

Ler só o cabeçalho e os totais não chega para a contabilidade. É nas linhas que se decide: uma fatura de supermercado pode misturar material de escritório e produtos de limpeza, e uma fatura de energia separa a energia ativa da potência contratada.

No exemplo acima, a fatura tem duas linhas (energia ativa, 318,40 €, e potência, 94,50 €), uma base tributável de 412,90 €, IVA a 23% de 94,97 € e um total de 507,87 €.

Com as linhas separadas, proponho a classificação contabilística segundo o SNC para cada natureza, reparto valores por centros de custo e encontras um artigo específico meses depois.

Validação

Duplicados e inconsistências que não passam

Antes de uma fatura chegar à tua revisão, já passou por estas verificações.

Revisão

Revisão e correção dos dados extraídos

A leitura é automática, a decisão é tua. Cada fatura começa no estado Por rever. Podes corrigir qualquer campo, pré-aprovar, aprovar ou rejeitar, e rejeitar exige sempre um motivo.

Quando assinalo uma fatura, digo porquê. Quando várias faturas têm o mesmo destino, validas em lote. E o histórico de revisão mostra quem alterou o estado, quando e com que notas.

Antes de confiar dados financeiros a um sistema com IA, vale a pena definir controlos: lê o nosso guia sobre IA na contabilidade e os controlos essenciais antes de automatizar.

Para quem

Benefícios para empresas e para contabilistas

Empresas

Deixas de digitar faturas de fornecedores e de procurar PDFs no fecho do mês. Tens os dados certos para aprovar despesas e entregar ao contabilista.

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Gabinetes de contabilidade

Recebes as faturas dos clientes já lidas e validadas, cliente a cliente, e começas pela revisão em vez da digitação.

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Perguntas frequentes

Dúvidas sobre a leitura automática de faturas

A leitura automática de faturas é o mesmo que OCR?

Não. O OCR converte a imagem em texto. A leitura automática vai mais longe: interpreta esse texto, identifica o fornecedor, o cliente, as linhas, as taxas de IVA e os totais, e valida-os antes de os pôr à tua frente.

Que formatos de fatura posso enviar?

PDF, JPEG e PNG. Por WhatsApp, cada ficheiro pode ter até 20 MB. Pela ligação ao Gmail, importo os anexos em PDF dos emails com faturas.

O que acontece se um valor for lido mal?

As contas são refeitas e o que não bate certo fica assinalado, com o motivo. A fatura começa no estado Por rever e podes corrigir qualquer campo antes de a aprovar.

Se a mesma fatura chegar duas vezes, fica duplicada?

Não. O mesmo ficheiro não é guardado outra vez, e a mesma fatura recebida por canais diferentes, por exemplo uma fotografia por WhatsApp e o PDF por email, é identificada como repetida.

Posso experimentar antes de assinar um plano?

Sim. Os planos self-serve começam com 7 dias grátis, sem compromisso. Também podes marcar uma demonstração com a equipa.

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