O tempo da preparação contabilística não se perde nas decisões difíceis. Perde-se nas fáceis, repetidas centenas de vezes.
Antes de uma fatura de compra chegar ao diário, alguém tem de a ler, perceber o que foi comprado, separar o IVA, decidir a conta de cada despesa, confirmar a conta do fornecedor e verificar que o lançamento fecha. Num gabinete com muitos clientes, ou numa empresa com contabilidade interna e muitos fornecedores, este trabalho repete-se em cada fatura, todos os meses.
A inteligência artificial pode fazer uma parte grande desse trabalho, desde que seja usada no sítio certo e com verificações à volta. Este artigo percorre as etapas da preparação contabilística de faturas, mostra onde a automação poupa trabalho e onde o julgamento do contabilista continua a ser insubstituível.
Onde se perde tempo na preparação manual
Quem prepara faturas à mão conhece a lista:
- digitar fornecedor, NIF, datas, valores e taxas de cada documento;
- procurar faturas que faltam ou que chegaram por canais diferentes;
- decidir a conta de cada linha, mesmo nos fornecedores que se repetem todos os meses;
- separar o IVA por taxa e confirmar o que é dedutível;
- abrir contas de fornecedores novos;
- refazer lançamentos quando se descobre um erro no fecho.
Quase tudo isto é trabalho repetitivo com regras conhecidas. É precisamente o tipo de trabalho que a automação faz bem, deixando à pessoa as decisões que dependem de contexto.
1. Extração automática dos dados
O primeiro passo é deixar de digitar. Uma boa extração tira de cada fatura o fornecedor, o NIF, a data de emissão e de vencimento, cada linha com a descrição e o valor, a base tributável e o IVA de cada taxa.
As linhas são o ponto decisivo. Sem elas, só é possível lançar o total numa conta genérica. Com elas, é possível perceber que uma fatura de supermercado mistura material de escritório e produtos de limpeza, ou que uma fatura de energia separa a energia ativa da potência contratada. É por isso que a leitura automática de faturas deve ir além dos totais.
2. Identificação dos impostos e validação
Depois de extraídos, os valores têm de ser confirmados por regras que não dependem da IA:
- a base tributável e o IVA de cada taxa somam o total da fatura;
- as taxas são as aplicáveis, que no continente são 6%, 13% e 23% (artigo 18.º do Código do IVA);
- o NIF do fornecedor é válido e o NIF do adquirente é o da empresa;
- nas faturas de fornecedores de outros Estados-Membros, o número de IVA é válido no VIES.
A dedutibilidade do IVA merece atenção própria. O artigo 21.º do Código do IVA exclui do direito à dedução, entre outras, despesas com viaturas de turismo, alojamento, alimentação e bebidas, e despesas de divertimento e de luxo, com regras específicas para combustíveis. Também há despesas sujeitas a tributação autónoma em IRC, como as despesas de representação e os encargos com viaturas ligeiras de passageiros (artigo 88.º do Código do IRC).
3. Classificação segundo o SNC
O Sistema de Normalização Contabilística (SNC), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 158/2009, e o Código de Contas, aprovado pela Portaria n.º 218/2015, dão a estrutura para classificar cada fatura. Numa fatura de compra corrente, as contas mais usadas são:
| Conta | Designação no Código de Contas | Exemplo de utilização |
|---|---|---|
| 31 | Compras | Mercadorias e matérias-primas |
| 43 | Ativos fixos tangíveis | Equipamento, mobiliário, viaturas |
| 44 | Ativos intangíveis | Programas de computador |
| 6221 | Trabalhos especializados | Consultoria, serviços técnicos |
| 6241 | Eletricidade | Fatura de eletricidade |
| 6243 | Água | Fatura de água |
| 6263 | Seguros | Recibo de seguro |
| 2432 | IVA dedutível | IVA das compras |
| 2211 | Fornecedores gerais | Conta corrente do fornecedor |
Para a fatura de energia do exemplo, com 318,40 € de energia ativa e 94,50 € de potência, IVA a 23% de 94,97 € e total de 507,87 €, o lançamento preparado seria:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 6241 Eletricidade | 412,90 € | |
| 2432 IVA dedutível | 94,97 € | |
| 2211 Fornecedores gerais | 507,87 € |
A decisão mais importante não é a conta de cada linha, mas o tratamento do documento. Uma fatura de água de um único local pode ser lançada por inteiro na conta da água, com as taxas que traz. Um talão de supermercado com naturezas diferentes pede lançamento por linhas. Um contrato com várias moradas pode pedir um lançamento por morada. Começar pelo documento evita dezenas de linhas lançadas em contas diferentes sem necessidade.
4. Subcontas e centros de custo
O Código de Contas define a estrutura; cada empresa precisa de mais detalhe. Há duas formas complementares de o obter:
- Subcontas. Por baixo de uma conta SNC, a empresa cria subcontas próprias, por exemplo «Consultoria fiscal» dentro de 6221 Trabalhos especializados. A automação só é útil se respeitar estas subcontas e as usar na classificação.
- Centros de custo. Para a gestão, a mesma despesa pode ser repartida por armazém, escritório, obra ou viatura. Uma fatura de energia de 412,90 € de base pode ser repartida 70% para o armazém e 30% para o escritório, ou seja, 289,03 € e 123,87 €.
Os fornecedores recorrentes são o terreno ideal para regras: se a fatura da consultora vai sempre para a mesma subconta, essa decisão deve ser aplicada automaticamente às faturas seguintes, em vez de ser repetida à mão.
5. Revisão pelo contabilista
A automação não tira o contabilista do processo; muda o que ele revê. Em vez de conferir todas as faturas, o contabilista deve começar pelas que ficaram assinaladas e ver, para cada uma, o motivo da dúvida e a sugestão.
Três regras tornam esta revisão eficaz:
- Cada sinalização tem um motivo. Uma fatura assinalada sem explicação obriga a refazer o trabalho todo.
- As decisões das pessoas prevalecem. Uma conta escolhida pelo contabilista nunca deve ser alterada pela automação.
- Tudo fica registado. Quem decidiu, quando e porquê, para que qualquer lançamento possa ser explicado mais tarde.
Exemplos de utilização
- Gabinete de contabilidade. As faturas dos clientes chegam lidas e classificadas, cliente a cliente. O contabilista abre a carteira, vê primeiro o que precisa de atenção e confirma os lançamentos únicos de uma só vez.
- Fornecedor recorrente. Depois de o contabilista indicar a subconta certa para uma consultora, as faturas seguintes desse fornecedor chegam com a mesma conta.
- Talão misto. Um talão de supermercado com material de escritório e produtos de limpeza é separado por linhas, cada uma com a sua conta.
- Empresa com contabilidade interna. A equipa financeira reparte as despesas de energia entre armazém e escritório através de centros de custo, sem folhas de cálculo.
Como o Manecas ajuda
No Manecas, cada fatura é lida linha a linha, classificada nas contas SNC, incluindo as subcontas da empresa, e chega à revisão com o lançamento preparado e a justificação da decisão. As regras por fornecedor são aplicadas antes da IA, uma conta escolhida por uma pessoa nunca é alterada, e o contabilista exporta o resultado em SAF-T, Excel ou CSV para o programa de contabilidade. Vê o processo completo na página de preparação contabilística de faturas ou, se tens um gabinete, conhece o Manecas para contabilistas.
Conclusão
Reduzir o tempo de preparação contabilística não passa por trabalhar mais depressa, mas por deixar de fazer à mão o que tem regras conhecidas: extrair dados, validar contas e taxas, aplicar a classificação habitual de cada fornecedor e preparar o lançamento. O que sobra, e que pede mesmo um contabilista, são as decisões com consequências fiscais e evidência ambígua. É aí que o tempo deve ser gasto.
