OCR, código QR ou IA: qual a melhor forma de ler faturas?

Ler uma fatura não é ver o que lá está escrito. É saber o que cada número quer dizer.

Há três formas principais de tirar dados de uma fatura sem os digitar: o OCR, o código QR que as faturas portuguesas trazem impresso e a inteligência artificial. Muitas vezes são apresentadas como alternativas, mas dão informação diferente, falham em sítios diferentes e servem para coisas diferentes.

Este artigo explica o que cada método consegue extrair, onde tropeça e porque é que, no processamento contabilístico, a resposta certa costuma ser combiná-los com validações e revisão humana.

Como funciona o OCR

OCR (reconhecimento ótico de caracteres) é a tecnologia que transforma uma imagem em texto. Recebe um PDF digitalizado ou uma fotografia e devolve os caracteres que lá encontra.

O OCR clássico aplicado a faturas trabalha normalmente com modelos por fornecedor: indica-se em que zona da página está o NIF, a data ou o total, e o sistema lê essa zona. Funciona bem enquanto o fornecedor não mudar o desenho da fatura.

As limitações são conhecidas:

• Depende da qualidade da imagem. Fotografias tremidas, sombras, papel amarrotado ou digitalizações inclinadas geram erros.
• Confunde caracteres parecidos. Um 0 lido como O, um 1 lido como l, ou uma vírgula decimal trocada por um ponto mudam um valor sem que ninguém repare.
• Não percebe o significado. O OCR devolve texto, não sabe qual dos dois NIF é o do fornecedor, se um valor é o subtotal ou o total, nem onde começa e acaba cada linha da fatura.
• Parte-se quando o modelo muda. Um fornecedor novo ou um desenho de fatura diferente obriga a configurar tudo de novo.

O OCR é útil como primeira camada, mas sozinho entrega texto, não dados contabilísticos.

O que diz o código QR das faturas portuguesas

Desde 1 de janeiro de 2021, as faturas e os outros documentos fiscalmente relevantes emitidos por programas de faturação certificados pela AT têm de incluir um código QR, gerado segundo as especificações técnicas publicadas pela AT. A obrigação resulta do Decreto-Lei n.º 28/2019 (artigo 7.º, n.º 3) e da Portaria n.º 195/2020. Desde 1 de janeiro de 2023 é também obrigatório o ATCUD, o código único do documento, que aparece em todos os documentos, incluindo os impressos em tipografia.

O código QR é uma síntese fiscal estruturada do documento. Segundo as especificações técnicas da AT (versão 1.1), contém:

Os pontos fortes do código QR são evidentes: os valores vêm do próprio programa que emitiu a fatura, num formato fixo, e lê-se de forma determinística, sem interpretação. Para confirmar totais e taxas, é uma fonte excelente.

Mas tem limites importantes:

• Não tem as linhas. Sem a descrição do que foi comprado, não é possível decidir em que conta lançar a despesa nem se o IVA é dedutível.
• Nem todas as faturas o têm. Faturas de fornecedores estrangeiros e documentos impressos em tipografia autorizada não trazem o código QR português.
• Precisa de uma imagem legível. Uma fotografia cortada ou desfocada pode tornar o código ilegível.

O que a inteligência artificial acrescenta

Os modelos de IA atuais leem o documento como uma pessoa o leria: olham para o desenho da página inteira, percebem qual dos NIF pertence ao fornecedor, identificam a tabela de artigos e associam cada valor à sua taxa de IVA. Por isso funcionam com fornecedores e desenhos novos sem configuração prévia.

Com IA, é possível extrair o que o código QR não tem:

• o nome do fornecedor e outros dados de identificação;
• cada linha da fatura, com a descrição e o valor;
• a data de vencimento e as condições de pagamento, quando aparecem no documento;
• faturas de fornecedores estrangeiros e documentos sem código QR.

O risco também é próprio da IA: um modelo pode ler mal um valor ou propor um dado que não está no documento, e fá-lo com o mesmo ar convincente com que acerta. Por isso, a leitura com IA tem de ser sempre seguida de verificações que não dependem do modelo: refazer as contas, confirmar o NIF, verificar as taxas de IVA e, quando a fatura tem código QR, comparar os totais.

Comparação lado a lado

Quando continua a ser precisa revisão humana

Nenhum dos três métodos decide sozinho o que tem consequências fiscais. Há situações em que a revisão por uma pessoa continua a ser indispensável:

• quando a imagem é de má qualidade e há valores que não se conseguem confirmar;
• quando o documento não é uma fatura, como um orçamento, uma guia de remessa ou uma pró-forma;
• quando a fatura foi emitida a consumidor final ou a outra empresa;
• quando a dedutibilidade do IVA depende de informação que não está no documento, como o uso dado a uma despesa;
• quando a classificação contabilística exige julgamento, por exemplo uma despesa que pode ser um investimento.

O objetivo da automação não é eliminar a revisão. É garantir que a revisão é feita só onde faz diferença, com o motivo da dúvida à vista, em vez de a equipa voltar a conferir todas as faturas uma a uma.

Aplicações práticas no processamento contabilístico

Num processo bem desenhado, cada fonte faz aquilo em que é melhor:

1. A IA lê o documento completo, incluindo as linhas, o fornecedor e as datas.
2. As validações confirmam os números: o total tem de ser a soma das bases e do IVA, as taxas têm de ser as aplicáveis e o NIF tem de ser válido.
3. O código QR, quando existe, serve de controlo para os totais e as taxas declarados pelo emitente.
4. O e-Fatura serve de lista de controlo para saber que faturas existem. Os elementos comunicados à AT não incluem a descrição dos bens ou serviços (artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012), por isso não substituem a leitura da fatura.
5. A pessoa decide o que ficou assinalado.

Um exemplo simples: uma fatura de eletricidade com duas linhas, energia ativa de 318,40 € e potência contratada de 94,50 €. A base tributável é 412,90 €, o IVA a 23% é 94,97 € e o total é 507,87 €. O código QR confirmaria a base, o IVA e o total; só a leitura do documento mostra as duas linhas, que podem ter tratamentos diferentes se a empresa as quiser repartir por centros de custo.

No Manecas, a leitura automática de faturas usa IA para ler o documento inteiro, incluindo as linhas, e as validações refazem as contas e confirmam o NIF antes de a fatura chegar à revisão. A partir daí, a preparação contabilística propõe a classificação de cada linha.

Conclusão

Qual é a melhor forma de ler faturas? Nenhuma sozinha. O OCR transforma imagens em texto, o código QR dá uma síntese fiscal fiável mas sem linhas, e a IA interpreta o documento completo mas precisa de ser verificada. Para o processamento contabilístico, a combinação que funciona é IA para ler, regras para validar, código QR e e-Fatura para controlar, e uma pessoa para decidir o que tem consequências.

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