Quilómetros em viatura própria: como documentar e declarar na DMR

A Ordem dos Contabilistas Certificados publicou, em 14 de setembro de 2026, um parecer técnico sobre uma situação concreta: membros não remunerados da direção de uma associação sem fins lucrativos que precisam de se deslocar ao serviço da entidade e querem ser ressarcidos pelo uso da viatura própria.

O ponto útil para PME, associações e contabilistas não é transformar este caso numa regra universal. É perceber que os chamados "quilómetros" só funcionam quando há uma deslocação em viatura própria ao serviço da entidade, com vínculo relevante, documentação suficiente e enquadramento fiscal e contributivo confirmado. Se faltar uma destas peças, o reembolso começa a parecer remuneração, benefício ou despesa mal suportada. Nada como uma deslocação mal explicada para ficar mais cara do que a viagem.

Este artigo foi verificado em 18 de setembro de 2026 com base no parecer da OCC, na informação vinculativa da Autoridade Tributária relativa ao processo 26595, no Código do IRS, no Código Contributivo e nas instruções oficiais da DMR aprovadas pela Portaria n.º 69/2026/1. Não substitui a validação do contabilista certificado para cada caso concreto.

O caso analisado pela OCC é específico

A pergunta feita à OCC dizia respeito a uma associação sem fins lucrativos onde os membros dos órgãos estatutários não eram remunerados. Esses membros tinham deslocações para reuniões com parceiros e a associação queria saber se podia pagar ajudas de custo e/ou quilómetros e se, não havendo vencimentos, tinha de enviar DMR e DRI.

No parecer, a própria OCC estreita o tema: a análise centra-se nas compensações por utilização de viatura própria atribuídas a dois membros da direção da associação. A Ordem assinala que parte do pressuposto de que as demais condições estão reunidas e que não faz todo o enquadramento legal e fiscal das ajudas de custo.

Daqui resulta o primeiro cuidado editorial e prático: não se deve ler este parecer como autorização geral para pagar deslocações sem salário, nem misturar automaticamente ajudas de custo com compensações por viatura própria. O artigo trata dos quilómetros em viatura própria. As ajudas de custo têm regras próprias e devem ser analisadas separadamente.

O que tem de existir antes de pagar quilómetros

A compensação por utilização de viatura própria serve para ressarcir o trabalhador, gerente ou membro de órgão social pelo uso da sua própria viatura em deslocações ao serviço da entidade. Não é um complemento livre, nem um valor automático por haver despesas.

Segundo a OCC e a informação vinculativa da AT, é necessário começar por confirmar a existência de um vínculo relevante. Na informação vinculativa 26595, a AT distinguiu o sócio-gerente, que exerce funções ao serviço da sociedade, do sócio apenas de capital, sem cargo de gerência nem vínculo de trabalho. Para este último, os valores abonados pela deslocação em automóvel próprio não foram aceites fiscalmente como gastos da sociedade.

O mesmo raciocínio deve ser aplicado com prudência a associações e outras entidades: antes de pagar, confirme quem se desloca, em que qualidade, por conta de quem e por que razão a deslocação serve a entidade. No caso analisado pela OCC, a questão respeitava a membros não remunerados da direção de uma associação. Isso não dispensa a confirmação do vínculo e da natureza da função exercida.

Viagens casa-trabalho ficam fora

A OCC é explícita num ponto: deslocações da residência para o local de trabalho, e vice-versa, não se enquadram na compensação por utilização de viatura própria ao serviço da entidade. Se a entidade pagar um subsídio de deslocação para esse efeito, a OCC assinala que esse valor pode ser tributado na totalidade como rendimento da categoria A, sem o tratamento próprio dos quilómetros ao serviço.

A pergunta operacional deve ser simples: a deslocação existiu porque a pessoa teve de ir a uma reunião, cliente, parceiro, obra, serviço externo ou outro local por causa da entidade? Ou foi apenas o trajeto normal entre casa e local de trabalho? A primeira hipótese pode justificar análise como quilómetros. A segunda não deve ser empurrada para esse saco.

O mapa de deslocações não é detalhe administrativo

A informação vinculativa da AT refere que, para serem aceites fiscalmente, os encargos com compensação por deslocação em viatura própria devem estar suportados por mapa que permita controlar as deslocações. Esse mapa deve identificar a razão da deslocação, locais, tempo de permanência, objetivos, viatura, proprietário, quilómetros percorridos, valor por quilómetro e valor total.

A OCC também parte do pressuposto de que serão apresentados mapas de deslocações devidamente preenchidos e justificados. Sem esse suporte, a entidade perde a prova do motivo, do trajeto e da ligação à atividade. Em IRC, a informação vinculativa lembra ainda o artigo 23.º-A do Código do IRC quanto à não dedutibilidade de encargos sem mapa adequado, quando aplicável.

Uma rotina simples ajuda: cada deslocação deve ter data, origem, destino, motivo, pessoa que se deslocou, entidade ou reunião associada, viatura usada, quilómetros, valor por quilómetro, valor total, aprovação interna e documentos de contexto quando existam.

Nota de IRC: tributação autónoma pode existir

A informação vinculativa 26595 acrescenta um ponto de IRC para o enquadramento societário ali analisado: os encargos com compensação por deslocação em viatura própria do trabalhador ou sócio-gerente ao serviço da entidade patronal, quando não faturados a clientes, podem ficar sujeitos a tributação autónoma de 5%, exceto na parte em que haja tributação em IRS na esfera do beneficiário.

A AT indica também que, quando essas despesas com quilómetros forem faturadas ao cliente e estiverem expressamente evidenciadas na fatura emitida, não há lugar a tributação autónoma. Esta conclusão respeita ao caso societário analisado na informação vinculativa; a aplicação a associações, entidades isentas ou outros enquadramentos exige validação própria antes de fechar o tratamento fiscal.

0,40 euros por quilómetro não é pagamento automático

No caso analisado, a OCC refere o limite máximo de 0,40 euros por quilómetro. Esse valor deve ser lido como limite referido para a exclusão, não como obrigação de pagar sempre 0,40 euros, nem como autorização para pagar quilómetros sem verificar os restantes pressupostos.

O Código do IRS, no artigo 2.º, n.º 3, alínea d), trata como rendimentos do trabalho dependente as ajudas de custo e as importâncias pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal na parte em que excedam os limites legais ou quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado. Traduzindo para gestão: o limite não resolve sozinho o problema. É preciso que a deslocação seja elegível, esteja documentada e respeite os pressupostos aplicáveis.

Se a entidade quiser pagar menos do que o limite, pode fazê-lo. Se quiser pagar mais, a parte excedente pode ter tratamento fiscal diferente. Se não houver mapa, motivo ou vínculo, o problema não é a taxa por quilómetro; é a natureza do pagamento.

DMR: a OCC aponta, em regra, para o código A22

Mesmo quando os valores estejam excluídos de tributação em IRS, a OCC assinala que, tratando-se de rendimentos da categoria A ainda que eventualmente excluídos de tributação, devem, regra geral, ser declarados na DMR-AT no mês em que forem pagos ou colocados à disposição, usando o código A22.

A Portaria n.º 69/2026/1, de 12 de fevereiro, aprovou as instruções de preenchimento da DMR para 2026 e seguintes e confirma que a declaração comunica rendimentos do trabalho dependente sujeitos a IRS, ainda que isentos, bem como os excluídos de tributação nos termos dos artigos relevantes do Código do IRS. Nas instruções, o código A22 corresponde a "Ajudas de custo e deslocações em automóvel próprio (parte não sujeita)" e inclui as importâncias pela utilização de automóvel próprio ao serviço da entidade patronal na parte em que não excedam os limites legais definidos na alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do Código do IRS.

A conclusão prática é esta: se a compensação for paga no mês, deve ser analisada a obrigação declarativa na DMR desse mês. No caso da OCC, a indicação é A22 mesmo sem salário. Se houver parte sujeita a IRS, outros códigos e retenções podem ser necessários. Confirme antes de submeter, porque a DMR gosta pouco de criatividade.

Segurança Social: não generalizar a dispensa

No caso concreto, a OCC entende que, não estando perante uma componente remuneratória mas compensatória, não seria necessário comunicar à Segurança Social que o membro da direção passou a ser remunerado, se aplicável. Esta conclusão não deve ser esticada para situações diferentes.

O Código Contributivo trata a base de incidência contributiva no artigo 46.º e inclui regras sobre ajudas de custo e importâncias pela utilização de automóvel próprio. A própria OCC enquadra a exclusão contributiva no caso analisado por referência à conjugação da alínea z) do n.º 2 e do n.º 3 do artigo 46.º do Código Contributivo.

Por isso, a recomendação prudente é separar duas perguntas. Primeira: este pagamento é efetivamente compensação por deslocação ao serviço da entidade, dentro dos pressupostos e limites? Segunda: no caso concreto, existe obrigação contributiva, comunicação à Segurança Social ou outro efeito laboral/contributivo? A resposta da OCC para uma associação e membros não remunerados não deve ser copiada para trabalhadores, gerentes, membros de órgãos sociais ou prestadores com enquadramentos diferentes.

Checklist antes de fechar o mês

Antes de processar quilómetros em viatura própria, confirme nove pontos:

1. Quem recebeu tem vínculo ou função relevante perante a entidade.
2. A deslocação ocorreu ao serviço da entidade.
3. O percurso casa-trabalho foi excluído.
4. Existe mapa de deslocações completo e justificado.
5. O valor por quilómetro respeita o limite aplicável; no caso OCC, 0,40 euros por quilómetro foi o limite referido.
6. A parte excluída e eventual parte sujeita foram separadas.
7. A DMR foi analisada, em regra com código A22 para a parte não sujeita.
8. O enquadramento contributivo foi confirmado sem generalizar a dispensa referida no caso da OCC.
9. Em IRC, foi validado se há tributação autónoma de 5% nos termos aplicáveis ao caso, distinguindo despesas faturadas e expressamente evidenciadas ao cliente de despesas não faturadas.

Se faltar documentação, não é boa ideia resolver depois. Depois é quando os emails já desapareceram, a memória ficou artística e o mapa de deslocações parece literatura experimental.

Onde entra o Manecas

Este tema é menos sobre pagar quilómetros e mais sobre provar bem o que foi pago. Para empresas, associações e contabilistas, o trabalho útil está em guardar mapas, faturas, aprovações, reuniões, notas de deslocação e comprovativos no mesmo circuito documental.

O Manecas não decide se uma deslocação é elegível, não substitui o contabilista e não interpreta a Segurança Social por atacado. Ajuda a reduzir o caos documental para que a decisão fiscal e contributiva seja tomada com documentos à frente, não com mensagens dispersas e lembranças otimistas.

Para a mesma lógica de controlo documental, veja também o guia de gestão de despesas empresariais para PME